Die kurze Antwort
Die BetrKV nennt Kostenarten. Der Mietvertrag entscheidet über die Umlage.
Betriebskosten sind laufende Kosten, die durch das Eigentum am Grundstück oder den bestimmungsgemäßen Gebrauch von Gebäude, Anlagen und Grundstück entstehen. § 2 BetrKV führt 17 Kostenarten auf. Das bedeutet jedoch nicht, dass jede dazu passende Rechnung automatisch dem Mieter berechnet werden darf.
Zusätzlich muss eine wirksame Vereinbarung im Mietvertrag bestehen. Kosten müssen dem richtigen Objekt und Zeitraum zugeordnet, nachvollziehbar belegt und mit einem passenden Maßstab verteilt werden. Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sind ausdrücklich keine Betriebskosten.
Vor jeder Kostenposition
Drei Voraussetzungen sollten erfüllt sein.
- Es handelt sich um laufende Kosten. Die Ausgabe entsteht durch Eigentum oder bestimmungsgemäßen Gebrauch. Eine Reparatur oder die Beseitigung eines Mangels wird dadurch nicht zur Betriebskostenposition.
- Die Umlage wurde vereinbart. Der Mietvertrag muss vorsehen, dass der Mieter die betreffende Kostenart trägt. Bei sonstigen Betriebskosten ist eine konkrete Bezeichnung besonders wichtig.
- Die Abrechnung ist nachvollziehbar. Betrag, Zeitraum, Objektbezug und Verteilungsmaßstab müssen zusammenpassen. Doppelt angesetzte oder nicht eindeutig getrennte Leistungen gehören nicht ungeprüft in die Abrechnung.
Durchsuchbarer Kostenarten-Check
Die 17 Positionen der BetrKV im Überblick.
Die Kennzeichnung „grundsätzlich umlagefähig“ setzt immer voraus, dass die Umlage wirksam vereinbart wurde und die konkrete Rechnung tatsächlich zur beschriebenen Kostenart gehört.
Grundsteuer
Laufende öffentliche Lasten des Grundstücks, insbesondere die Grundsteuer.
Wasserversorgung
Wasserverbrauch, Grundgebühren sowie zulässige Kosten rund um Wasserzähler, Berechnung, Aufteilung und Wasseraufbereitung.
Entwässerung
Gebühren für Haus- und Grundstücksentwässerung sowie der Betrieb einer entsprechenden Anlage oder Entwässerungspumpe.
Heizung
Brennstoffe, Lieferung, Betriebsstrom, Bedienung, regelmäßige Prüfung, Reinigung und Verbrauchserfassung können dazugehören. Reparatur und Erneuerung nicht; zusätzlich gilt die HeizkostenV.
Warmwasser
Wasserversorgung und Wassererwärmung einer zentralen Anlage oder zulässige Kosten der Warmwasserlieferung. Verbrauchserfassung und HeizkostenV beachten.
Verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgung
Bei einer gemeinsamen Anlage müssen Wärme- und Warmwasseranteile nach den besonderen Vorgaben getrennt und ohne Doppelansatz verteilt werden.
Aufzug
Betriebsstrom, Bedienung, Überwachung, Pflege, regelmäßige Sicherheitsprüfung und Reinigung. Reparatur- und Erneuerungskosten bleiben ausgeschlossen.
Straßenreinigung und Müllbeseitigung
Kommunale Gebühren und entsprechende private Leistungen sowie der Betrieb bestimmter Anlagen zur Erfassung und Behandlung von Abfall.
Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
Reinigung gemeinsam genutzter Gebäudeteile wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller oder Waschküchen sowie zulässige Schädlingsbekämpfung.
Gartenpflege
Pflege angelegter Flächen, Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen, Spielplatzpflege und Pflege nicht öffentlicher Plätze, Zugänge und Zufahrten.
Beleuchtung
Strom für Außenbeleuchtung und gemeinsam genutzte Gebäudeteile. Der private Wohnungsstrom des Mieters gehört nicht hierher.
Schornsteinreinigung
Kehrgebühren nach der maßgebenden Gebührenordnung, soweit sie nicht bereits bei den Heizkosten berücksichtigt wurden.
Sach- und Haftpflichtversicherung
Zum Beispiel Gebäudeversicherung gegen Feuer, Sturm, Wasser oder Elementarschäden sowie Glas-, Gebäude-, Öltank- und Aufzugshaftpflicht. Andere Policen gesondert prüfen.
Hauswart
Vergütung und Sozialbeiträge sind nur insoweit umlagefähig, wie keine Verwaltung, Reparatur, Instandhaltung oder Erneuerung erledigt wird. Doppelte Ansätze für dieselbe Arbeit sind ausgeschlossen.
Gemeinschaftsantenne, Breitband und Glasfaser
Die frühere Umlage bestimmter Kabelentgelte war bis 30. Juni 2024 begrenzt. Heute kommen nur noch die aktuell genannten Betriebs- und gegebenenfalls Glasfaserbereitstellungskosten unter besonderen Voraussetzungen in Betracht.
Einrichtungen für die Wäschepflege
Betriebsstrom, Überwachung, Pflege, Reinigung, regelmäßige Prüfung und gegebenenfalls Wasserversorgung gemeinschaftlicher Einrichtungen.
Sonstige Betriebskosten
Nur laufende Kosten, die § 1 BetrKV entsprechen und nicht bereits unter Nr. 1 bis 16 fallen. Die konkrete Kostenart sollte im Mietvertrag eindeutig bezeichnet sein.
Verwaltungskosten
Personal und Einrichtungen der Verwaltung, Aufsicht, eigene Verwaltungsarbeit, Prüfung des Jahresabschlusses und Geschäftsführung sind keine Betriebskosten.
Instandhaltung und Instandsetzung
Kosten zur Beseitigung von Mängeln durch Abnutzung, Alterung oder Witterung sind keine Betriebskosten. Dazu gehören insbesondere Reparaturen.
Zu dieser Suche wurde keine passende Kostenart gefunden.
Häufige Verwechslungen
Wartung ist nicht automatisch Reparatur.
Regelmäßige Wartung
Vorbeugende, laufende Prüfung und Pflege kann bei einer dafür vorgesehenen Kostenart umlagefähig sein.
Reparatur
Wird ein vorhandener Defekt oder ein durch Verschleiß entstandener Mangel beseitigt, handelt es sich grundsätzlich nicht um Betriebskosten.
Gemischte Rechnung
Enthält eine Rechnung umlagefähige und nicht umlagefähige Arbeiten, müssen die Bestandteile nachvollziehbar getrennt werden.
Hauswartleistung
Entscheidend ist die tatsächlich ausgeführte Tätigkeit. Verwaltungs- und Reparaturanteile müssen aus den Hauswartkosten herausgerechnet werden.
Arbeiten selbst erledigt
Können Eigenleistungen des Vermieters angesetzt werden?
§ 1 Absatz 1 BetrKV erlaubt, Sach- und Arbeitsleistungen des Eigentümers mit dem Betrag anzusetzen, der für eine gleichwertige Leistung eines Dritten berechnet werden könnte. Die Umsatzsteuer eines fiktiven Drittunternehmens darf dabei nicht angesetzt werden.
Voraussetzung bleibt, dass die Tätigkeit selbst zu einer umlagefähigen Kostenart gehört und der angesetzte Betrag nachvollziehbar ist. Eigene Verwaltungsarbeit oder selbst ausgeführte Reparaturen werden dadurch nicht umlagefähig.
Passende Hilfen
Von der Kostenart zur vollständigen Abrechnung.
Unterlagen prüfen
Objekt-, Mieter-, Kosten- und Verbrauchsdaten vollständig zusammenstellen.
Zur Unterlagen-ChecklisteMieterwechsel erfassen
Zwischenablesung, Zeiträume und Vorauszahlungen sauber trennen.
Zum Mieterwechsel-LeitfadenErstellung abgeben
Objektart und Aufwand beschreiben und die nächsten Schritte abstimmen.
Unverbindlich anfragenRechtlicher Rahmen
Amtliche Grundlagen.
Das BGB regelt die vertragliche Übertragung und jährliche Abrechnung. Die BetrKV definiert Betriebskosten, nennt die Kostenarten und schließt Verwaltung sowie Instandhaltung ausdrücklich aus.
Hinweis: Die folgenden Links führen zu externen amtlichen Internetseiten und öffnen sich in einem neuen Tab. Die LEUKOSTA-Seite bleibt geöffnet.
-
§ 556 BGB - Vereinbarungen über Betriebskosten
Kurz erklärt: Die Vorschrift ermöglicht die vertragliche Übertragung von Betriebskosten und regelt Vorauszahlungen, Jahresabrechnung, Frist und Belegeinsicht.
-
§ 1 BetrKV - Begriff und Abgrenzung
Kurz erklärt: Hier werden laufende Betriebskosten definiert, Eigenleistungen geregelt und Verwaltung sowie Instandhaltung und Instandsetzung ausgeschlossen.
-
§ 2 BetrKV - Aufstellung der Betriebskosten
Kurz erklärt: Die Vorschrift enthält den Katalog der 17 Betriebskostenarten einschließlich ihrer jeweiligen Bestandteile und Einschränkungen.
-
Heizkostenverordnung
Kurz erklärt: Für Wärme und Warmwasser gelten zusätzliche Vorgaben zur Verbrauchserfassung und Kostenverteilung.
Wichtige Paragraphen:
Dieser Beitrag bietet eine allgemeine praktische Orientierung und keine Rechtsberatung. Ob eine konkrete Ausgabe umlagefähig ist, muss anhand des Mietvertrags, der Rechnung, der tatsächlichen Leistung, des Verteilungsmaßstabs und der aktuellen Rechtslage beurteilt werden.
Über die Autorin
Kerstin Leusenrink
Seit über zwölf Jahren beschäftigt sich Kerstin Leusenrink praktisch mit Nebenkostenabrechnungen und der Verwaltung von Immobilien. Mit LEUKOSTA unterstützt sie Vermieter persönlich und deutschlandweit.
Mehr über Kerstin erfahren