Die kurze Antwort
Sie brauchen vier Gruppen von Informationen.
Für eine Nebenkostenabrechnung werden in der Regel die Grunddaten des Objekts, die Angaben zum Mietverhältnis, sämtliche relevanten Kostenbelege sowie Zählerstände und Verbrauchsdaten benötigt. Zusätzlich müssen der Abrechnungszeitraum und die für das Mietverhältnis geltenden Vereinbarungen eindeutig erkennbar sein.
Welche Kosten und Verteilungsmaßstäbe im konkreten Fall anzuwenden sind, hängt unter anderem vom Mietvertrag, der Objektart und den tatsächlichen Gegebenheiten ab.
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Im Überblick
Welche Angaben wofür benötigt werden.
Objektdaten
Anschrift, Objektart, Anzahl der Einheiten sowie Wohn- oder Nutzflächen schaffen die Grundlage für die eindeutige Zuordnung. Bei mehreren Einheiten sollte eine klare Wohnungsübersicht vorliegen.
Mieterdaten
Benötigt werden die aktuellen Kontaktdaten, der jeweilige Mietzeitraum und die im Zeitraum geleisteten Vorauszahlungen. Bei einem Wechsel gehören Ein- und Auszugsdatum sowie vorhandene Zwischenablesungen dazu.
Zum Leitfaden für MieterwechselMietvertragliche Angaben
Der Mietvertrag zeigt, welche Betriebskosten vereinbart wurden und welche Angaben zum Verteilungsmaßstab bestehen. Relevant sind nur die hierfür maßgeblichen Seiten oder Vereinbarungen.
Kostenbelege
Dazu können beispielsweise Gebührenbescheide, Versicherungsrechnungen sowie Rechnungen für Wasser, Entwässerung, Reinigung, Hauswart oder weitere laufende Leistungen gehören - jeweils nur, soweit sie für das konkrete Objekt und Mietverhältnis relevant sind.
Zum Kostenarten-CheckHeizung und Verbrauch
Stellen Sie vorhandene Heizkostenabrechnungen, Verbrauchsaufstellungen, Zählernummern, Zählerstände und Ablesedaten bereit. Die Heizkostenverordnung enthält besondere Vorgaben zur Verbrauchserfassung und Kostenverteilung.
Verteilungsdaten
Je nach Kostenart und Vereinbarung können Flächen, Einheiten, Verbrauchswerte oder andere Angaben benötigt werden. Wichtig ist, dass die Werte für alle betroffenen Einheiten vollständig vorliegen.
Je nach Immobilie
Was bei den Objektarten zusätzlich wichtig ist.
Einfamilienhaus
Klären Sie, welche Versorgungsverträge der Mieter selbst abgeschlossen hat und welche laufenden Kosten über Sie abgerechnet werden. So werden nicht versehentlich fremde oder doppelte Positionen erfasst.
Zur Leistung für EinfamilienhäuserMehrfamilienhaus
Neben den Gesamtkosten werden eine vollständige Einheitenübersicht, die zugehörigen Flächen oder Schlüssel sowie die Mietzeiträume aller abzurechnenden Wohnungen benötigt.
Zur Leistung für MehrfamilienhäuserEigentumswohnung
Die Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft ist eine wichtige Grundlage. Für die Abrechnung mit dem Mieter müssen die relevanten Positionen, Zeiträume und weiteren Vermieterangaben jedoch gesondert betrachtet werden.
Zur Leistung für EigentumswohnungenVor der Übergabe
Vier kurze Prüfungen sparen Rückfragen.
- Zeitraum vergleichen. Prüfen Sie, ob Abrechnungszeitraum, Mietzeitraum und Ablesedaten eindeutig angegeben sind.
- Belege vollständig erfassen. Achten Sie auf fehlende Seiten, unleserliche Scans und doppelt abgelegte Rechnungen.
- Dateien verständlich benennen. Bezeichnungen wie „Wasser_2025.pdf“ oder „Wohnung_2_Mieterwechsel.pdf“ erleichtern die Zuordnung.
- Besonderheiten mitteilen. Weisen Sie auf Leerstand, Mieterwechsel, Zwischenablesungen oder außergewöhnliche Vorgänge hin.
Rechtlicher Rahmen
Amtliche Grundlagen.
Diese drei Regelwerke greifen ineinander: Das BGB regelt insbesondere, ob und bis wann abgerechnet werden muss. Die Betriebskostenverordnung beschreibt, welche laufenden Kosten grundsätzlich als Betriebskosten gelten. Die Heizkostenverordnung enthält besondere Regeln für Heizung und Warmwasser.
Hinweis: Die folgenden Links führen zu externen amtlichen Internetseiten und öffnen sich in einem neuen Tab. Die LEUKOSTA-Seite bleibt geöffnet.
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§ 556 BGB - Vereinbarungen über Betriebskosten
Kurz erklärt: Betriebskosten können auf den Mieter übertragen werden, wenn dies vereinbart wurde. Bei vereinbarten Vorauszahlungen ist grundsätzlich jährlich abzurechnen. Die Abrechnung muss dem Mieter regelmäßig spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Auf Verlangen ist außerdem Einsicht in die zugrunde liegenden Belege zu gewähren.
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Betriebskostenverordnung
Kurz erklärt: Die Verordnung definiert laufende Betriebskosten und führt typische Kostenarten auf, etwa Grundsteuer, Wasser, Entwässerung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Versicherungen oder Hauswart. Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten gehören ausdrücklich nicht zu den Betriebskosten.
Wichtige Paragraphen:
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Heizkostenverordnung
Kurz erklärt: Sie regelt die Erfassung und verbrauchsabhängige Verteilung der Kosten für Heizung und Warmwasser. Bei zentralen Anlagen werden grundsätzlich 50 bis 70 Prozent nach dem erfassten Verbrauch verteilt; der verbleibende Anteil richtet sich regelmäßig nach der Wohn- oder Nutzfläche. Je nach Gebäude und Versorgung können Besonderheiten oder Ausnahmen gelten.
Wichtige Paragraphen:
- § 4 HeizkostenV - Pflicht zur Verbrauchserfassung
- § 6 HeizkostenV - Verbrauchsabhängige Kostenverteilung
- § 6a HeizkostenV - Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen
- § 7 HeizkostenV - Verteilung der Heizkosten
- § 8 HeizkostenV - Verteilung der Warmwasserkosten
- § 9b HeizkostenV - Kostenaufteilung bei Nutzerwechsel
Dieser Beitrag bietet eine allgemeine praktische Orientierung und keine Rechtsberatung. Ob einzelne Kosten angesetzt werden können und welcher Maßstab anzuwenden ist, muss anhand des konkreten Mietverhältnisses und der aktuellen Rechtslage beurteilt werden.
Über die Autorin
Kerstin Leusenrink
Seit über zwölf Jahren beschäftigt sich Kerstin Leusenrink praktisch mit Nebenkostenabrechnungen und der Verwaltung von Immobilien. Mit LEUKOSTA unterstützt sie Vermieter persönlich und deutschlandweit.
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